セル内改行に関するトラブルの根本原因を断つには、入力環境ごとの違いを把握し、統制を図る必要がある。Windows環境ではAlt＋Enterが標準のセル内改行ショートカットとして広く定着しているが、Mac環境ではキーバインドが異なる。
Mac版Excelにおける「Mac 改行 ショートカット」は、control + option + return、あるいはcommand + option + returnの組み合わせが標準だ。ショートカット操作の差異により、Macユーザーが誤ったキー入力を行うことで不要な制御文字が紛れ込んだり、逆に改行したつもりが確定入力になってしまったりするトラブルが頻発する。
データ入力段階での混入を防ぐ最も堅牢な予防策は、「データの入力規則」による制御だ。入力対象セル範囲を選択し、「データ」タブの「データの入力規則」から「ユーザー設定」を選択する。数式ボックスに以下の条件式を設定する。
=ISERROR(FIND(CHAR(10), A2))
この設定を行っておけば、ユーザーが誤ってAlt＋Enterなどでセル内改行を挿入した瞬間にエラーアラートが表示され、入力そのものをブロックできる。システム連携用のマスターデータ作成シートなどでは、この設定をあらかじめ施しておくことが最善の防衛策となる。
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