経理処理の実務においてトラブルの火種となりやすいのが、SF利用履歴の厳格な遡及期限です。JR東日本のサーバーが保持する乗降データは発行期限26週間（約半年間）かつ最新100件に制限されています。出張の多い営業職が「半年分の交通費をまとめて月末に申請しよう」とログインした際、古い出張記録が完全に消去されていて出力できない事態が頻発しています。
この26週間の枠を超えてしまったデータは、駅窓口やサポートセンターに問い合わせても復元することができません。過去の移動区間や運賃を裏付ける公的記録を失うことになるため、利用履歴発行は少なくとも月次サイクルでこまめにPDF化しておく運用ルールが必須です。
もう一つの注意点は、領収書の再発行制限に関する仕様です。一度画面に領収書を出力すると、システム内部のフラグが更新されます。同じ決済に対して再度領収書を表示させると、帳票上部に「再発行」の文字が自動的に印字されます。多くの企業の財務規定では「再発行」と書かれた証憑の取り扱いに二重請求防止のための追加確認を求める場合があるため、初回出力時に確実に指定フォルダへアーカイブすることが推奨されます。
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